Lista de verificación
Documentación del sistema
Registros de jornada
Acceso y consulta
Protección de datos (RGPD)
Inspección laboral
Gestión de incidencias
¿Qué busca específicamente la Inspección?
Aspectos críticos que los inspectores verifican durante la visita
Registro COMPLETO de todos los trabajadores
Incluye trabajadores a tiempo completo, parcial, temporales, becarios con contrato laboral, teletrabajadores. La ausencia del registro de un solo trabajador puede conllevar sanción.
Hora EXACTA de entrada y salida
No es válido anotar "8 horas trabajadas" o "jornada de 9 a 17h" sin el registro concreto. Debe constar la hora exacta real de inicio y finalización cada día.
Sistema FIABLE e inmodificable
Hojas de Excel sin protección, documentos Word, o sistemas donde se pueda alterar la hora de fichaje sin trazabilidad NO son válidos. Debe haber registro de auditoría.
Disponibilidad INMEDIATA
"Lo tengo en casa", "necesito tiempo para prepararlo" o "está en otro ordenador" no son excusas válidas. Los registros deben estar accesibles al momento de la visita.
Conservación de 4 AÑOS
La inspección puede solicitar registros de cualquier momento dentro de los últimos 4 años. No puedes borrar registros antiguos, incluso de trabajadores que ya no están en la empresa.
Protocolo de actuación durante la inspección
✅ QUÉ HACER:
- Solicitar identificación del inspector y acta de inicio de actuación
- Proporcionar acceso inmediato al sistema de registro
- Entregar copia de la política de registro horario
- Mostrar documentación RGPD si se solicita
- Mantener actitud colaboradora y profesional
- Tomar nota de todo lo solicitado y entregado
❌ QUÉ NO HACER:
- Negar el acceso o poner trabas (puede agravar la sanción)
- Modificar registros después de que la inspección haya comenzado
- Proporcionar información falsa o incompleta
- Intimidar a los trabajadores para que no hablen con el inspector
Preparación preventiva
Acciones que puedes realizar hoy para estar 100% preparado
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