1. Marco legal del RD 8/2019
El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, entró en vigor el 12 de mayo de 2019, modificando el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores para establecer la obligación de registro de jornada.
Artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores
"La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo."
"Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada."
Ver texto completo en BOEJurisprudencia clave: el origen del registro horario obligatorio
El RD 8/2019 no nace en el vacío: es la respuesta del legislador español a varias sentencias que obligaron a registrar la jornada laboral de forma fiable.
STJUE C-55/18 (Deutsche Bank, 14/05/2019)
Tribunal de Justicia de la Unión Europea
Obliga a los Estados miembros a establecer un sistema "objetivo, fiable y accesible" para medir la jornada diaria de cada trabajador.
Es la sentencia que da cobertura europea al art. 34.9 ET y al RD 8/2019.
Ver sentenciaSTS 246/2017 (Bankia, 23/03/2017)
Tribunal Supremo (Sala de lo Social)
El TS había liberado a las empresas de registrar la jornada ordinaria, pero la STJUE C-55/18 anuló este criterio.
Desde 2019, el registro de jornada laboral es exigible a toda la plantilla, no solo a las horas extra.
¿A quién se aplica el control horario?
Se aplica a:
- • Todas las empresas, sin importar su tamaño
- • Todos los trabajadores por cuenta ajena
- • Trabajadores a tiempo completo y parcial
- • Contratos temporales y fijos
- • Teletrabajo y trabajo presencial
No se aplica a:
- • Autónomos sin trabajadores
- • Profesionales por cuenta propia
- • Relaciones mercantiles (no laborales)
- • Becarios sin relación laboral
2. Obligaciones del empleador
Como empleador, tienes cinco obligaciones principales en relación al registro horario:
1Registro diario de jornada
Debes registrar la hora exacta de inicio y finalización de la jornada laboral de cada trabajador, todos los días.
✅ Ejemplo correcto:
Juan Pérez - 07/10/2025 - Entrada: 09:00 - Salida: 18:00
❌ NO válido:
Juan Pérez - Octubre 2025 - Jornada de 8 horas
2Sistema fiable e inalterable
El sistema de registro debe garantizar que los datos no puedan ser modificados a posteriori.
- Hojas de Excel modificables = NO válido
- Aplicaciones con registro de auditoría = Válido
- Sistemas biométricos con log de cambios = Válido
3Conservación durante 4 años
Los registros deben conservarse durante 4 años desde que se generan, disponibles para inspección en cualquier momento.
⚠️ Importante: No puedes borrar registros antiguos antes de los 4 años, incluso si el trabajador ya no está en la empresa.
4Acceso para trabajadores y representantes
Los trabajadores y sus representantes legales deben poder acceder a los registros cuando lo soliciten.
- Trabajadores: Pueden consultar sus propios registros
- Representantes: Pueden consultar registros de toda la plantilla
5Disponibilidad inmediata para Inspección
La Inspección de Trabajo puede solicitar los registros en cualquier momento, y debes proporcionarlos de forma inmediata.
🚨 Atención: "Necesito tiempo para preparar los datos" no es una excusa válida. La multa puede aplicarse de inmediato.
3. Sanciones por incumplimiento
Infracción Grave - Art. 7.5 LISOS
No cumplir con el registro de jornada se considera infracción grave según el Real Decreto Legislativo 5/2000
Grado Mínimo
626€ - 1.250€
Grado Medio
1.251€ - 3.125€
Grado Máximo
3.126€ - 6.250€
⚠️ Multa por cada trabajador afectado
La sanción se aplica por cada trabajador cuyo registro no esté disponible o sea incorrecto.
Ejemplo real: Empresa con 10 trabajadores sin registro = Hasta 62.500€ de multa (6.250€ × 10)
Causas comunes de sanción
- No tener ningún sistema de registro
- Registro incompleto (falta hora inicio o fin)
- Sistema modificable (Excel sin protección)
- No poder mostrar registros a inspección
- Negar acceso a trabajadores
- Conservación menor a 4 años
Factores agravantes
- ↑Reincidencia en infracciones
- ↑Número elevado de trabajadores afectados
- ↑Conducta dolosa del empresario
- ↑Perjuicio causado a los trabajadores
- ↑Negativa a subsanar tras requerimiento
4. Cómo implementar el registro horario
Guía paso a paso para implementar un sistema de registro horario conforme a la ley:
1Elige un sistema de registro adecuado
Opciones válidas: aplicaciones móviles, sistemas biométricos, plataformas web. Evita: hojas de cálculo sin protección, ficheros manuales sin auditoría.
💡 Consejos prácticos:
- • SomosCrono permite registro por WhatsApp
- • Sistema con trazabilidad completa
- • Cumple automáticamente con RGPD
2Informa a los trabajadores
Comunica por escrito el nuevo sistema, cómo funciona y sus derechos de acceso a los datos.
💡 Consejos prácticos:
- • Entregar manual de usuario
- • Sesión formativa para empleados
- • Acuse de recibo firmado
3Consulta con representantes legales
Si hay representantes de los trabajadores, consúltales antes de implementar el sistema.
💡 Consejos prácticos:
- • Acta de reunión con acuerdos
- • Plazo razonable para feedback
- • Incorporar sugerencias viables
4Crea la política de registro horario
Documento que establece las normas de uso del sistema de registro en tu empresa.
💡 Consejos prácticos:
- • Descarga nuestra plantilla gratuita
- • Adapta a tu sector y necesidades
- • Hazla firmar a todos los empleados
5Asegura el cumplimiento RGPD
Los datos de registro horario son datos personales y deben tratarse conforme al RGPD.
💡 Consejos prácticos:
- • Registro de actividades de tratamiento
- • Informar sobre derechos ARCO
- • Medidas de seguridad técnicas
6Establece rutinas de supervisión
Revisa periódicamente que el sistema funciona y todos los empleados registran correctamente.
💡 Consejos prácticos:
- • Revisión semanal de registros
- • Alertas por olvidos
- • Correcciones con trazabilidad
5. Reforma 2026: registro horario digital obligatorio
El proyecto de reforma del registro horario impulsado por el Ministerio de Trabajo introduce un cambio clave: el registro horario digital obligatorio para todas las empresas, eliminando definitivamente los registros en papel o en hojas de cálculo no auditables.
Qué cambia
- • Registro 100% digital e interoperable
- • Acceso remoto e inmediato de la Inspección de Trabajo
- • Trazabilidad completa de modificaciones
- • Endurecimiento de sanciones por trabajador afectado
- • Obligación de información al trabajador en tiempo real
Qué deja de valer
- ❌ Hojas de papel firmadas
- ❌ Excel sin protección ni log de cambios
- ❌ Sistemas que no permiten auditoría externa
- ❌ Registros sin sello de tiempo fiable
SomosCrono ya cumple la reforma 2026: registro digital con hash SHA-256, conservación 4 años, acceso para Inspección y trazabilidad de cambios desde el primer día.
6. Métodos válidos vs NO válidos
| Método | ¿Válido en 2026? | Observaciones |
|---|---|---|
| App móvil con geolocalización | ✅ Sí | Recomendado para teletrabajo y movilidad |
| Registro por WhatsApp con sello horario | ✅ Sí | Si el sistema firma y archiva el mensaje (SomosCrono) |
| Huella dactilar / facial | ⚠️ Sí, con cautelas | Requiere DPIA y base jurídica reforzada (AEPD) |
| Tarjeta RFID / fichaje físico | ✅ Sí | Si tiene log inalterable |
| Excel compartido | ❌ No | Modificable, sin auditoría → infracción grave |
| Hoja de papel firmada | ❌ No | No cumple la reforma 2026 |
| Email diario "ya estoy" | ❌ No | No constituye registro estructurado |
7. Casos especiales por tipo de contrato
Contrato a tiempo parcial
El registro es doblemente obligatorio: art. 12.4.c ET exige registrar la jornada diaria y totalizarla mensualmente.
La falta de registro presume el contrato como a tiempo completo.
Teletrabajo
La Ley 10/2021 obliga a registrar entrada y salida también desde casa, respetando el derecho a la desconexión digital.
SomosCrono permite fichar desde móvil sin geolocalización intrusiva.
Personal directivo (alta dirección)
RD 1382/1985: excluido del registro horario obligatorio.
Atención: solo aplica a alta dirección "real", no a mandos intermedios.
Autónomos y TRADE
No están sujetos al art. 34.9 ET. Solo se registran sus trabajadores por cuenta ajena, si los tienen.
Empleadas del hogar
Tras el RD 16/2022 también deben tener registro horario. La Inspección puede requerirlo al cabeza de familia empleador.
Comerciales en ruta y transportistas
Aplica el registro horario + tacógrafo (Reglamento UE 165/2014). Ambos son compatibles y exigibles.
8. Preguntas frecuentes
Descarga gratis la plantilla de política de fichaje
Documento Word listo para firmar, adaptado al RD 8/2019 y a la reforma 2026. Incluye anexo RGPD y modelo de comunicación a representantes legales.
Descarga: politica-fichaje-general
PDF listo para personalizar. Revisado por abogados laboralistas. Sin coste.
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